云端的信息协作

人和动物根本的区别之一就是,人类把讯息传递这事弄的越来越高级了。

信息论之父克劳德·香农说过,通信的基本问题是,在某一点精确地或近似地复现在另一点所获取的信息。这些讯息往往都带有意义。这句话传递的信息有两个,首先信息必须要进行传递,其次信息应该是有意义的,没意义的信息会导致通信过程也失去含义。

早期的非洲人用「会说话的鼓」来进行信息传递。不过酷爱音乐的非洲兄弟从来不会好好说话,他们用鼓点表达「回家」的时候会敲出「让你的脚沿着去时的路返回」这样的节奏。想表达「别害怕」时,他们会敲打出「你的心提到了嗓子眼,请把它放回原处」。现在想想这种讲话方式还是挺崩溃的,如果在丛林中被虎狼追咬,敌人打杀,估计鼓语还没敲完,人已经分分钟挂了。当然,现代人也没好到哪去,现在平庸的影视编剧创造出了更为矫情的语言,比如:

「这新置的床柔软舒适,弹性十足,小憩片刻原是再好不过。虽说日上三杆,若得温柔梦乡,倒也不负了这悠长假期。」 「说人话!」 「好困,让我再睡会…..」

这些都属于信息传递的再加工。后来人们开始用灯塔、火把、狼烟实现信息的传递,再后来用电报、电话,然后,世界就进入了比特信息时代。人类作为个体以各种方式创造和传递信息,传统出版、论坛、博客、微博、微信、各种专栏等等,每一个人都把信息持久化成文字和音像,并向世界传递着自己的声音。

到目前为止,个人信息的记录和传递已经做的足够好了,私人笔记可以记在 Evernote、DayOne、有道云笔记,公开信息可以发到微博、博客、微信平台、朋友圈和个人网站,但是,如何有效实现工作团队的信息传递、资料共享、版本记录等协作行为,一直没有很好的解决方案。最近应网易有道云笔记团队的邀请,参与了「有道云笔记·协作」的内测,颇多感受,在此与君分享。

由于我很早就开始用 Evernote 作为自己的私人笔记软件,所以不是有道云笔记的重度用户。不过有道云笔记的协作版并不是原有软件的延展,而是一个全新的软件解决方案。与业内现有的团队协作产品偏重于企业社交或是任务分配功能不同,有道云笔记·协作是一款以工作资料为中心的团队管理、编辑和沟通的产品。它为你和你的团队提供线上的资料库,图片、文档、程序、文件夹等各种类型的办公资料都可团队共享和协同编辑,并支持多终端使用。

可以这么说,有道云笔记的协作版是一款云端的信息协作软件平台,以工作资料为核心,面向项目的一线执行者设计,团队成员通过组成群组,实现工作资料的共享、编辑和沟通等。群主可以通过分享邀请链接、群号、输入成员有道云笔记账号或是昵称,邀请团队成员加入群组。

由于我有网易通行证,用邀请码直接登录 http://note.youdao.com/group/ 即可。登录以后的界面大致是这样的:

youdao4 图1 主界面

初次使用有道云笔记·协作的 Web 版时,我吓了一跳,整个软件的所有字体都使用了宋体,也就是衬线字体,包括标题和内容。

衬线字体在每个笔画的开始和结束的地方都会有修饰,强调笔画的粗细和错落有致。宋体是一种标准的衬线字体,字形结构和手写的楷书一致,衬线特征非常明显,由于传统纸媒可以非常细腻的展现出衬线字体的特征,让人们易于阅读,所以直到今天,大部分书刊杂志的正文,都采用了衬线字体。不过在互联网时代,无衬线体则更为广泛的被人接受,因为显得「干净、轻松和休闲」,体现了互联网时代的阅读特征,而且用屏幕去展示衬线体,永远达不到纸媒的效果,所以,几乎所有的大站和互联网服务都是用各种类型的无衬线字体。在电子书领域,也大致如此,就我所知,只有多看的部分电子书采用了衬线体。

有道云笔记·协作的所有字体都采用宋体给人一种非常「Word」的感觉,更像传统软件而非互联网服务。于是,我把自己的建议和对 UI 的体验提交给了有道团队,很快,现在 UI 的字体就成了这个样子。

在协作页面中,从左到右依次是群列表、资料库和讨论区。群列表显示用户加入的所有群组名称,在这一栏中,用户还可以选择新建群和加入群。加入群需要知道群号,新建群以后可以通过邀请链接和搜索已有用户的方式添加成员,非常方便。

中间一栏为资料库,支持所有格式的文件上传,包括 Office 等常用文件格式。团队成员可上传文件夹及各种格式的工作资料,并协同编辑。协作过程中团队成员可以针对每个文件进行讨论,可以对文档进行预览、编辑和版本对比,团队成员编辑的每篇笔记都支持多版本对照功能。文档发生的所有的变动一目了然。当然,你也可以直接创建有道笔记格式的文档,文档的后缀为 note。

youdao2 图2 多版本比较

如上图所示,团队成员可针对一份会议记录进行协作修改,每修改一次,系统将自动生成新版本。并可显示不同版本间的区别。绿色标出的表示与前一版比较新增的内容,红色表示与前一版比较删除的内容。非常方便。

最右侧一栏为讨论区。用户通过文字、图片等信息针对群内文档和相关工作进行讨论。同时资料库中的任何更新,在讨论区中都有通知,团队成员可轻松了解最新进展。最新的 Android 版本增加了语音讨论的功能,但是还达不到微信的流畅程度。

基于以上描述,我们可以看到,有道云笔记协作版把组织、文档和信息交互非常清晰的整合到一起,从组织结构(群),到文档管理和基于单一文档的讨论,再到群内讨论,信息的传递非常流畅。在文档的管理上也做的非常细致,几乎做到了代码级别的版本管理和信息比对,这一点对需要随时交互和迭代的小团队非常重要。

当然,由于是内测版,现有版本的功能稳定性和完成度还有待加强。另外,用了几个星期,我也有些产品相关的看法,或者叫建议吧,在这儿说一说,主要是针对 Web 版的。

1、虽然 UI 采用了无衬线字体,但整体的结构还是不够「Modern Design」,偏传统软件。滑动、隐藏和跟随等操作可以更多的引入进来。比如当用户在编辑文档时,群列表和讨论区是否可以隐藏起来,让用户专注于文档的编写和修订?加入群和新建群等操作完全可以实现 DIV 跟随显示,而不是显示在屏幕中央,让用户把鼠标挪过去操作。

2、建议文档编辑器提供「写作模式」,目前很多在线编辑器都可以实现类似功能。什么是写作模式?就是编辑文章的时候整个屏幕除了编辑器工具栏之外什么都没有!一望无际,让写作者专心创作。知乎的写作模式如下,可以参考:

youdao3 图3 知乎写作模式

3、对 Office Word 的文档进行预览操作是对某些格式和图表的处理并不完善。

4、目前讨论区只有群组交流,你说点家长里短全世界都知道了,但是团队协作时点对点的交流必不可少,建议纳入研发计划。

5、缺乏全局搜索功能,说过的话,写过的文,都应该可以通过全文检索查询出来。

6、现有的协作是以群组和文档为核心的,是否可以增加频道和频道订阅的概念,以讨论内容为时间线,形成头脑风暴,对频道感兴趣的人可以通过订阅的方式自由加入和退出。这个轻量级的功能会非常适合小团队及时讨论和创意发挥。

7、所有的文档编辑都需要在线完成,将来是否会提供离线功能?

8、没有8了,再写就成产品经理了。

在使用有道云笔记·协作版的时候,我常常会想到另一款协作软件 Slack,虽然二者定位不同,但整体的架构风格有相似之处,不过 Slack 在 UI/UE 的细节上走的更远一些,建议有道的产品经理深度试用一下。

在多终端覆盖方面,有道云笔记·协作提供了 Web 版,Android 版,Mac 版和 Windows 版,iOS 版本还在开发中。Android 版是原生程序,功能基本涵盖了 Web 版,操作更为简洁。Mac 版和 Windows 版基本都是在 Web 的基础上封了一个本地外壳,操作方式和 Web 版本完全一致。考虑到原生程序的效率、稳定性和离线功能,我想未来的 PC 版本应该会有原生程序的协作版吧。

目前有道云笔记·协作版已开始限额内测。用户只要进入有道云笔记·协作官网( http://co.youdao.com/ ),提交内测信息,经过筛选后,就可以得到内测邀请码,用户可凭邀请码体验全新的有道云笔记·协作。

今日题图:By Nauman Ashraf

点击原文,申请参与有道云笔记·协作版内测。 http://co.youdao.com/

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